9 порад, як вести ділове спілкування у месенджерах

Ділове спілкування у месенджерах можна вести двома способами: створити чат, тобто залучити до обговорення питання, повідомити інформацію одразу багатьом, або спілкуватися індивідуально. Щоб спілкування було результативним і безконфліктним, скористайтеся порадами.

  1. Пишіть по темі

Перше повідомлення має бути змістовним і зрозумілим — зазначайте тему переписки. Думку формулюйте лаконічно і чітко, бо у месенджері довге повідомлення видається дивним.

Але не використовуйте багато абревіатур. По-перше, не всі звикли користуватися ними, особливо якщо це вузьке поняття. По-друге, слова на кшталт «Дяк» і «lol» зроблять переписку неформальною. Постійні скорочення ускладнять читання повідомлення.

Коли обговорюєте ті чи ті питання у чаті, стежте, щоб його учасники не відступали від теми. М’яко, але наполегливо повертайте їх до винесеного на обговорення питання. Це дасть змогу розв’язати його та зекономити час.

  1. Стежте за тоном повідомлень

За спілкування у месенджерах часто забуваємо, що співрозмовник не бачить нас, не чує голосу і може інтерпретувати фразу не так, як ви планували. Підтвердили це учені Нью-Йоркського університету, які провели відповідний експеримент. Його учасники лише в 56% випадків визначили закладену в повідомленні емоцію.

У месенджерах доречно використовувати смайли й емодзі, щоб передати інтонацію. Зловживати ними не варто, особливо якщо ваш співрозмовник не використовує їх.

Під час спілкування не порушуйте етичних норм.

  1. Запобігайте конфліктам

Експерти вважають, що негативу під час спілування у месенджерах взагалі не повинно бути. На думку підприємця й експерта з бізнес-етикету Жаклін Уітмор, будь-яка критика може відбуватися лише під час живої розмови — міміка та інтонації допоможуть пом’якшити її, не образити співрозмовника. Автор книги «Основи бізнес-етикету» Барбара Патчер дотримується такої самої думки та стверджує, що через месенджери варто передавати лише хороші чи нейтральні новини.

Тому виявляйте однакову повагу до всіх, з ким спілкуєтесь. Дотримуйте нейтралітет: не вступайте в суперечку і не ставайте на чийсь бік у загальному чаті. Зберігайте дистанцію: не допускайте неконстуктивної критики та не переходьте на «ти». Якщо назріває конфлікт, закликайте учасників бесіди не плутати особисте і ділове спілкування. За потреби запросіть на особисту бесіду.

  1. «Підігруйте» співрозмовнику

Двох-трьох повідомлень співрозмовника достатньо, щоб зрозуміти його стиль і налаштуватися на нього. «Ви завжди маєте підлаштовувати свій стиль спілкування під інших людей», — каже Барбара Патчер. Це дасть змогу порозумітися і полегшить розмову.

Наприклад, якщо ваш співрозмовник застосовує розмовний стиль і надсилає у повідомленнях думки, щойно вони з’являються у його голові, то можете спілкуватися так само. Але якщо ви надсилатимете кожне речення окремим повідомленням людині, яка викладає суть питання в одному повідомленні, то роздратуєте її.

  1. Стежте за оформленням повідомлень

Дотримуйте правил орфографії та пунктуації. Не пишіть речення великими літерами. Читач підсвідомо сприйматиме такі речення, як крик. Складайте лаконічні речення, щоб адресат з легкістю їх прочитав, уникайте задовгих і закоротких речень.

  1. Визначте тривалість спілкування

Можливість написати або відповісти в будь-який час — головна перевага спілкування у месенджерах. Але навіть у месенджері ніхто не зобов’язаний реагувати миттєво. Поки співрозмовник ваше повідомлення не прочитав, «смикати» його не слід.

Не слід писати у неробочий час. Встановіть, скільки часу ви можете витратити на спілкування в месенджерах і в який період дня. Встановіть для співрозмовників правило — писати, наприклад, не раніше 8:30 і не пізніше 21:00.

  1. Не ухвалюйте серйозних рішень у месенджері

У месенджерах обговорюйте робочі питання, але не ухвалюйте серйозні рішення. Для цього ліпше проведіть зустріч, нараду, переговори.

Якщо певної згоди зі співрозмовником ви таки дійшли, продублюйте ухвалене рішення на електронну пошту. Це дасть змогу переконатися, що зі співрозмовником ви зрозуміли одне одного правильно.

Також не варто покладатися на месенджери, якщо потрібно скасувати зустріч чи розв’язати термінову справу: людина не завжди встигає відреагувати на повідомлення. Ліпше їй зателефонуйте.

  1. Економте час

Якщо вам у повідомленні надійшла нецікава пропозиція від незнайомої людини, ви можете прочитати її та не відреагувати на повідомлення. Відмітка «прочитав» — це знак, що ви побачили повідомлення. Тому вас не повинні, як в електронній пошті, завалювати листами із запитаннями, чи отримали ви повідомлення.

 

  1. Встановіть правила спілкування у месенджерах для учасників освітнього процесу

Запропонуйте педагогам роздати батькам правила спілкування в чатах Розмістіть їх на стенді та на сайті закладу освіти.

 

За матеріалами  видавництва  MCFR Освіта