Як запобігти коронавірусу й організувати роботу підприємства

	Юлія Видиборець, головний редактор системи «Expertus: Кадри»
	Ольга Догадіна, провідний експерт MCFR Кадри
	Ірина Житкова, керівник групи експертів MCFR: Кадри
	Ірина Іванченко, шеф-редактор напряму «MCFR Кадри»

Новий штам вірусу (COVID-19) стрімко поширюється. КМУ оголосив в Україні карантин. Найважливіше сьогодні — організувати роботу так, щоб утримати підприємство «на плаву» і уникнути скорочень, коли ситуація стабілізується.

Експерти підготували консультацію, яка допоможе обрати алгоритм роботи, прийнятний саме для вашого підприємства, і оформити всі кадрові документи.

Алгоритми організації роботи під час карантину

— законодавчі обмеження

КМУ затвердив заходи для запобігання поширенню на території України коронавірусу COVID-19 та заборонив по 03.04.2020:

відвідувати заклади освіти її здобувачами;
проводити всі масові (культурні, розважальні, спортивні, соціальні, релігійні, рекламні та інші) заходи, у яких бере участь понад 10 осіб, крім заходів, необхідних для забезпечення роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування;
роботу суб’єктів господарювання, зокрема закладів громадського харчування (ресторанів, кафе тощо), торговельно-розважальних центрів, інших закладів розважальної діяльності, фітнес-центрів, закладів культури, торговельного і побутового обслуговування населення, крім роздрібної торгівлі продуктами харчування, пальним, засобами гігієни, лікарськими засобами та виробами медичного призначення, засобами зв’язку, провадження банківської та страхової діяльності, а також торговельної діяльності і діяльності з надання послуг з громадського харчування із застосуванням адресної доставки замовлень за умови забезпечення персоналу засобами індивідуального захисту. Ці заклади не мають права приймати відвідувачів;
рух міжміського та міжрегіонального транспорту, залізничного сполучення, авіасполучення і метро. Міський громадський транспорт має перевозити одночасно обмежену кількість пасажирів.

Підстава — постанова КМУ «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 11.03.2020 № 211 (далі — Постанова № 211).

Жодних обмежувальних заходів щодо працівників підприємств (установ та організацій) КМУ не затверджував.

Увага

органи місцевого самоврядування своїми розпорядженнями можуть запровадити більш жорсткі запобіжні заходи. Наприклад, зупинити рух міського транспорту.

Роботодавець має забезпечити безпечні умови роботи працівникам і організувати роботу з огляду на те, чи підприємство має:

1) призупинити роботу;

2) право працювати в штатному режимі.

Ситуація

що таке режим надзвичайної ситуації та як він впливає на роботу підприємств

Надзвичайна ситуація — один із термінів, яким оперує Кодекс цивільного захисту України (КЦЗ). Те, що в певному регіоні (місті чи області) ввели надзвичайну ситуацію, не означає, що працівники всіх підприємств мають автоматично припинити роботу і розійтися по домівках. Комендантської години теж не буде. Надзвичайна ситуація — це насамперед певний алгоритм завдань для тих органів, що залучені до цивільного захисту, зокрема місцевої влади.

Щоби не допустити поширення коронавірусної інфекції, режим надзвичайної ситуації запроваджено в кількох областях України:

Житомирська область — із 17.03.2020;
Чернівецька ОДА — із 13.03.2020.
Київська області — із 18.03.2020 у зв’язку з першим випадком захворювання на коронавірус на Київщині.

Через загрозу коронавірусу маємо надзвичайну ситуацію, спричинену епідемією, що може загрожувати життю або здоров’ю населення, призвести до великої кількості постраждалих, завдати значних матеріальних збитків, а також до неможливості провадження господарської діяльності.

Щоби координувати дії органів державної влади та ОМС, органів управління та сил цивільного захисту, утворюють спеціальні комісії та штаби з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій (ст. 71 КЦЗ).

Увага

режим надзвичайної ситуації в межах конкретної території вводиться рішенням райдержадміністрацій та ОМС — на території відповідного району чи міста (п. 23 Положення про єдину державну систему цивільного захисту, затвердженого постановою КМУ від 09.01.2014 № 11).

Органи, задіяні в єдиній державній системі цивільного захисту, у разі надзвичайної ситуації:

оповіщають органи управління та сил цивільного захисту, а також населення про виникнення надзвичайної ситуації та інформують щодо дій в умовах такої ситуації;
визначають зони надзвичайної ситуації;
прогнозують зони можливого поширення надзвичайної ситуації та масштаби можливих наслідків;
організовують роботи з локалізації і ліквідації наслідків надзвичайної ситуації, заходи щодо життєзабезпечення постраждалого населення, медичний захист людей.

Увага

режим надзвичайної ситуації не спричиняє автоматичного закриття підприємств чи обмежень для людей.

Підприємства призупиняють роботу не через режим надзвичайної ситуації, а за власною ініціативою, щоби вберегти працівників, або на виконання розпоряджень Уряду.

Уряд ввів обмежувальні заходи на всій території країни. Вони поширюються, зокрема, на області, де оголошена надзвичайна ситуація (постанова № 211).

— призупинення роботи підприємства

Призупинення роботи — не припинення діяльності підприємства (ліквідація). З огляду на вид діяльності підприємство:

тимчасово припиняє господарську діяльність, але працює частина працівників, які підтримують життєдіяльність підприємства;
змінює звичну форму роботи.

Приклад

зміни форм роботи під час припинення діяльності

Діяльність припинили: розважальні заклади, кінотеатри, фітнес-центри, перукарні, салони краси. Працюють окремі працівники.
Змінили форму роботи:
школи — проводять на онлайн-навчання;
непродовольчі магазини — упроваджують інтернет-продажі;
заклади харчування — здійснюють адресне доставлення страв.

♦ Алгоритм дій

Визначте категорії працівників, яких зможете забезпечити роботою або які виконують обов’язкові для підприємства функції.

Приклад

категорій працівників

Працювати мають бухгалтер і кадровик. Працювати можуть спеціалісти із телефонних та онлайн продажів.

Визначте, хто з них має перебувати на території підприємства, а хто може працювати віддалено.

Працівникам, які мають виконувати роботу на підприємстві, забезпечте безпечні умови праці. За потреби — гнучкий графік роботи, транспортування до роботи і додому. Іншим — запровадьте роботу вдома.

Порада

якщо щоденна присутність працівника на роботі необов’язкова — комбінуйте роботу вдома з роботою на підприємстві.

Оцініть фактичну зайнятість працівників, які продовжать працювати. За можливості встановіть неповний робочий час.

Головна мета роботодавця сьогодні — зберегти підприємство і робочі місця. Якщо підприємство у скруті — запропонуйте працівникам встановити неповний робочий час. Поясніть, чому вдаєтеся до такого заходу. Зауважте, зарплата працівників не має бути нижчою ніж у тих, хто сидітиме вдома через простій. Не підривайте свій авторитет заради трьох мідяків.

Увага

не встановлюйте неповний робочий час працівникам, які працюватимуть повний робочий день. Так можете наразитися на додаткові витрати — штрафи за порушення законодавства про працю.

Оберіть спосіб оформити відсутність інших працівників.

Оголосіть працівникам простій або надайте відпустку:

щорічну, чорнобильську або іншу оплачувану;
без збереження зарплати на час карантину в садочку чи школі;
без збереження зарплати за згодою сторін на час карантину.

Ситуація

де мають перебувати працівники закладів освіти, розважальних зон бізнес-центрів та кінотеатрів на час карантину

Керівники закладів освіти, кінотеатрів та розважальних закладів розв’язують питання щодо місця перебування працівників виходячи з того, чи можуть працівники виконувати, принаймні частково, трудові функції.

♦ Шляхи організації роботи під час карантину:

Працівники виконують іншу роботу, передбачену трудовим договором

На час карантину педагогічні працівники закладів освіти можуть виконувати іншу роботу, передбачену трудовим договором: складати або корегувати навчальні плани, готувати навчальні матеріали (презентації, стенди, плакати), писати конспекти уроків. Також вони можуть керувати дистанційним навчанням учнів: навчати під час скайп-конференцій, перевіряти домашні завдання через електронну пошту, надсилати тести для перевірки знань учнів.

Аналогічну позицію висловило МОН у листі від 11.03.2020 № 1/9-154.

Можливо, деякі працівники кінотеатрів та розважальних закладів також можуть виконувати частину трудових функцій без відвідувачів. Наприклад:

працівники театрів — приводити до ладу реквізити та костюми;
працівники кінотеатрів — лагодити і дезінфікувати меблі та обладнання кінотеатру;
працівники цирку — доглядати за птахами і тваринами.

Якщо на час карантину працівники можуть виконувати іншу роботу, передбачену трудовим договором, роботодавець зобов’язаний організувати їх роботу:

на робочих місцях. Наприклад, щоб організувати дистанційне навчання в закладах освіти, керівник має забезпечити педагогів оргтехнікою, доступом до Інтернету, відеозв’язку, відеоконференцій;
дистанційно. Якщо педагоги можуть керувати дистанційним навчанням з дому, керівник закладу освіти може видати наказ про тимчасову дистанційну роботу працівників закладів освіти.

Керівник оголошує простій для працівників

Якщо працівники не мають посадових (робочих) обов’язків, які можна виконувати на час карантину, роботодавець оголошує наказом простій.

У цій ситуації простій викликаний виробничою ситуацією, небезпечною для життя і здоров’я працівників. На час такого простою за працівниками зберігають середній заробіток (ч. 3 ст. 113 КЗпП).

Ситуація

як оплачувати працю працівників закладів освіти під час призупинення навчання через карантин

Попри те, що заняття в закладах освіти не проводять, за працівниками зберігають зарплату.

Якщо в окремі дні заняття не проводять із незалежних від учителя причин, його працю оплачують з розрахунку заробітної плати, встановленої при тарифікації, за умови, що вчитель (викладач) виконує іншу організаційно-педагогічну роботу (п. 77 Інструкції про порядок обчислення заробітної плати працівників освіти, затвердженої наказом МОН від 15.04.1993 № 102).

Якщо такої роботи немає, оголошують простій. Час простою оплачують у порядку і розмірах, визначених статтею 113 КЗпП.

Увага

водночас за пунктом 8.3.3 Галузевої угоди між МОН та ЦК Профспілки працівників освіти і науки України на 2016—2020 роки (далі — Галузева угода) сторони рекомендують керівникам установ та закладів освіти оплачувати простій працівникам, зокрема непедагогічних, не з їх вини в розмірі середньої зарплати, але не менше тарифної ставки (посадового окладу).

Працю вчителів, вихователів (зокрема, вихователів груп продовженого дня, музичних керівників, викладачів, інших педагогічних працівників навчальних закладів) у випадках, коли в окремі дні (місяці) заняття не проводять із незалежних від них причин (епідемії, метеорологічні умови тощо), оплачують із розрахунку зарплати, встановленої при тарифікації, із дотриманням умов законодавства.

Положення Галузевої угоди діють безпосередньо та є обов’язковими для включення до колективних договорів (п. 1. 4 Галузевої угоди).

Ситуація

чи можна відкликати працівника з навчальної відпустки через карантин у навчальних закладах

Ні, роботодавець не має права відкликати працівника з навчальної відпустки через запровадження карантину. Застосуйте інші інструменти.

Навчальну відпустку надають студентам-заочникам на період сесії:

на першому і другому курсі — 30 календарних днів;
на третьому і наступних курсах — 40 календарних днів.

Навчальну відпустку надають упродовж навчального року (ст. 15 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).

Оскільки учням та студентам заборонили відвідувати заклади освіти на час карантину (постанова КМУ «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 11.03.2020 № 211), а навчальна відпустка — цільова, то працівник втратив право на неї.

Роботодавець не має права на підставі постанови КМУ самостійно перервати навчальну відпустку працівнику. Відкликати працівника можна тільки зі щорічної відпустки та за форс-мажорних обставин (ст. 12 Закону про відпустки). Окрім того, у закладі освіти на час карантину можуть організувати дистанційне навчання.

Зв’яжіться з працівником. Якщо він не навчається дистанційно, поясніть, що повинен перервати навчальну відпустку. Причина — якщо він використає відпустку зараз, то коли закінчиться карантин і почнеться сесія, він не матиме більше права на навчальну відпустку і повинен буде ходити на роботу.

Тож запропонуйте працівнику написати заяву.

Приклад

заява про переривання

У зв’язку із запровадженням карантину та забороною відвідувати заклади освіти прошу перервати навчальну відпустку з 13.03.2020.

У наказі про переривання відпустки доручіть бухгалтеру здійснити перерахунок зарплати працівнику.

Якщо навчальна відпустка ще не почалася, працівник пише заяву про скасування відпустки.

Приклад

заява про скасування

У зв’язку із запровадженням карантину та забороною відвідувати заклади освітипрошу скасувати навчальну відпустку з 13.03.2020.

На підставі заяви роботодавець видає наказ, яким скасовує попередній наказ про надання відпустки.

— підприємства, які не призупинили роботу

Підприємства, роботу яких КМУ не призупинив, можуть продовжувати працювати. Роботу потрібно організувати так, щоби мінімізувати можливість інфікування працівників.

♦ Алгоритм дій

Визначте категорії працівників, які зможуть працювати віддалено. Оформіть їх роботу вдома.
Створіть безпечні умови роботи для тих, хто буде працювати на підприємстві. За потреби — змініть графік роботи або запровадьте гнучкий графік роботи, забезпечте транспортування працівників до роботи й додому.
Запропонуйте встановити неповний робочий час працівникам, обсяг роботи яких суттєво зменшився через карантин.
Оберіть спосіб оформити відсутність працівників, які не можуть працювати з особистих причин або через неможливість організувати їх роботу:

1) оголосіть працівникам простій;

2) надайте відпустку —

щорічну, чорнобильську або іншу оплачувану;
без збереження зарплати на час карантину в садочку чи школі;
без збереження зарплати за згодою сторін на час карантину.

Ситуація

як діяти, якщо працівники не можуть дістатися до роботи через обмеження роботи транспорту під час карантину

Є щонайменше три способи розв’язати ситуацію.

Уряд заборонив на час карантину регулярні та нерегулярні перевезення пасажирів автомобільним транспортом у приміському, міжміському внутрішньообласному і міжобласному сполученні (крім перевезення легковими автомобілями). У великих містах обмежений або скасований рух міського транспорту.

Наслідок ― працівники, що живуть за містом, не можуть дістатися до роботи. Не всі можуть працювати дистанційно. Це, наприклад, прибиральники, оператори АЗС, робітники комунальних підприємств із водопостачання та водовідведення, газових служб тощо.

Оберіть один із варіантів, прийнятних для підприємства.

Організуйте довезення працівників до роботи

Уряд не заборонив регулярні спеціальні перевезення пасажирів автомобільним транспортом.

Перевезення пасажирів автобусами залежно від режиму їх організації можуть бути регулярними, регулярними спеціальними та нерегулярними (п. 13 Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджених постановою КМУ від 18.02.1997 № 176; далі — Правила № 176).

Перевозити пасажирів — працівників підприємства дозволено за спеціальними регулярними перевезеннями, організованими відповідно до пунктів 13, 45―50 Правил № 176. Регулярні спеціальні перевезення:

організовують, щоби перевезти працівників підприємств, установ та організацій, учнів, студентів та інші організовані групи пасажирів;
здійснюють відповідно до умов, зазначених у паспорті маршруту, та на підставі договору. Згідно з договором автомобільний перевізник надає підприємству ― замовнику послуг, послуги з перевезення організованої групи пасажирів за певним маршрутом і визначеним розкладом руху, протягом передбаченого договором строку.

Роботодавець може підвозити працівників до роботи і додому;

власним транспортом;
транспортом автоперевізника.

Увага

якщо укладаєте договір з автоперевізником.

Пропишіть у договорі:

час та маршрут перевезення;
кількість працівників, які одночасно можуть перебувати у транспортному засобі;
вимогу про перебування в транспорті водія та працівників у захисних масках.

Надайте працівникам відпустки на час карантину

На період встановлення карантину або обмежувальних заходів, пов’язаних із поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19) роботодавець може надавати працівнику за його згодою відпустки (пп. 1 п. 2 Прикінцевих положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)»від 17.03.2020 № 530-IX).

Запропонуйте працівнику оформити відпустку:

щорічну (основну чи додаткову);
без збереження заробітної плати на підставі частини 3 статті 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Отримайте від працівника заяву. Видайте наказ і ознайомте з ним працівника.

Визнайте причину відсутності працівника на роботі поважною

Не можете організувати транспорт, щоби підвозити працівника до роботи, і він відмовляється оформити відпустку? Повідомте працівнику, він повинен з’явитись на роботу в перший робочий день після відновлення транспортного сполучення. Якщо затримається з виходом на роботу і не підтвердить поважність причин відсутності, керівник може прийняти рішення звільнити його за прогул. Це буде додатковим стимулом для працівника не затримуватися вдома, коли почне працювати транспорт.

До виходу працівника на роботу в табелі обліку використання робочого часу (далі — табель) позначайте дні його відсутності — «НЗ» (відсутність з нез’ясованих причин);

Першого робочого дня після відновлення транспортного сполучення:

працівник напише пояснення;
керівник прийме рішення визнати причину відсутності працівника на роботі поважною;
кадровик підготує скоригований табель. Дні відсутності працівника на роботі позначить буквеним кодом «І» (інші причини неявок).

Не оплачуйте працівнику дні невиходу на роботу через обмеження руху транспорту і не включайте їх до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку.

Ситуація

чи має право роботодавець вимагати, щоби працівники їздили на роботу громадським транспортом під час карантину, або звільнити їх за прогул через відмову

Ні, роботодавець не може вимагати цього від працівників і звільнити в цій ситуації теж не має права.

Працівник зможе довести в суді, що він дотримував рекомендацій (наприклад, мера міста), і що у громадському транспорті наражав би своє здоров’я і життя на небезпеку. Роботодавець не має права вимагати від працівника виконувати роботу, яка становить очевидну небезпеку для життя (ч. 5 ст. 153 КЗпП).

Ситуація

чи зобов’язаний роботодавець відшкодувати витрати працівнику, який на таксі дістався на роботу під час карантину

Законодавство про працю не передбачає такі гарантії працівнику. Роботодавець може оплатити таксі ключовим працівникам, які попередньо погодили це питання.

Робота кадрової служби

Добре, якщо кадровик може з усіма піти у простій або відпустку на час карантину. Але чи може кадрова службу припинити свою роботу, приміром, на місяць? Якщо 50 працівників, — можливо. Якщо 200 — навряд чи. Комусь через карантин треба скасувати навчальну відпустку, комусь — оформити відпустку без збереження зарплати, хтось надумав терміново звільнитися. А хто і коли оформлюватиме лікарняні й табелі?

Навіть якщо кадровик оформить собі відпустку на час карантину, навряд чи директор із колегами дадуть вам забути про роботу. Проте немає підстав, щоби керівник законно міг відкликати кадровика з відпустки, навіть якщо він згоден. Замість «подвигу» — працювати під час відпустки — ліпше наперед спланувати, коли кадровик знадобиться на роботі.

Якщо працівникам підприємства оформили відпустки чи оголосили простій, очевидно, що на час карантину роботи у кадровиків поменшає.

Начальник відділу кадрів має визначити:

чи зможе забезпечити роботою підлеглих на час карантину;
чи зможуть вони дістатися до роботи;
чи зможуть вони працювати дистанційно.

♦ Чим зайнятися на роботі, якщо можна дістатися до офісу

Якщо кожного дня в кадрах роботи — сила-силенна, то тиша через карантин — слушна нагода спокійно підтягнути «хвости». Перегляньте, чи ознайомилися працівники з графіком відпусток. Переводили когось із працівників на іншу посаду — перевірте чи записали про це в трудові книжки, особові картки П-2, доповнення до листка з обліку кадрів особової справи, чи ознайомили працівників із записами про переведення в картках П-2 та з посадовими (робочими) інструкціями. Погортайте кадрові накази з початку року — чи на кожному є візи та підписи про ознайомлення.

Десь пропустили? Наклейте стікери. Головне — не забудьте про це, коли закінчиться карантин. Відстежте це зручним для вас способом:

запишіть у щоденник;
прикріпіть нагадування скріпкою до особової картки П-2;
напишіть працівникам на внутрішньому корпоративному сайті;
надішліть електронного листа працівникам, чиїх підписів бракує.

♦ Коли доцільно взяти відпустку

Якщо роботи в кадрах не вистачить для всіх, вирішіть спільно — хто піде у відпустку. Зважайте на особисті обставини. Насамперед, відпустка доцільна тим, хто здалека їздить на роботу. Можливо, колезі немає з ким залишити дитину на час карантину, і вона згодна на відпустку без збереження зарплати. Інший колега сплачує іпотечний кредит і живе поряд з офісом, то ж хоче і може ходити на роботу.

Усі можуть ходити в офіс? Домовтеся з колегами, що ходитимуть у відпустку без збереження зарплати на тиждень по черзі. Якщо в кадрах кожен відповідає за певну ділянку, сплануйте, щоби працівник, який складає та перевіряє табелі, чи складає протоколи комісії із соцстраху, був на роботі в потрібні дати.

Директор згоден оголосити простій і платити вам 2/3 окладу? Це ліпше, ніж відпустка без збереження.

♦ Коли доцільний неповний робочий час

Можливо, за тиждень ви зробите все, на що через вал поточної роботи не вистачало часу, і не буде, чим зайнятися на роботі. Тоді доречний варіант — неповний робочий час. Скільки? Дійте за ситуацією. Комусь вистачить раз на тиждень приїхати на роботу на кілька годин.

Обирайте робочі дні так, щоби змогли оперативно підписати документи в керівника. Не можете дістатися до роботи? Якщо підприємство не користується послугами корпоративного таксі, вирішіть це питання з керівником — або нехай оплатить витрати на таксі, або нехай водій підприємства возить вас на роботу і додому.

Порада

напишіть на внутрішньому корпоративному сайті про це. Можливо, водій заразом підвезе й інших працівників, яким потрібно з’їздити на роботу.

♦ Коли доцільна дистанційна робота

Електронний документообіг не надто поширений на підприємствах. Якщо його запровадили на підприємстві, а на вашому домашньому комп’ютері налаштували віддалений доступ, оформлювати вдома накази, табелі — не проблема.

В інших випадках, навіть якщо кадровик може працювати вдома, мало що вдасться зробити. Трудові книжки, особові справи, особові картки — на роботі. Та й навряд чи вони знадобляться. Прийняття, переведення, звільнення під час карантину — поодинокі. Щоби мінімізувати присутність на роботі, можете самі або з водієм відвезти додому особові картки П-2.

Що робити, якщо всі працюють вдома, а працівник хоче у відпустку чи звільнитися? На період карантину пропонуємо таку схему. Працівник надсилає директору електронною поштою текст заяви. Безпосереднього керівника — в копію. Якщо директор згоден з проханням працівника, листом повідомляє працівнику про рішення, в отримувачі листа додає кадровика і бухгалтера. Кадровик вдома набирає текст наказу та пересилає директору і бухгалтеру. Директор повідомляє електронним листом, коли всі мають бути на роботі — працівник з оригіналом заяви, кадровик і бухгалтер.

У зазначений день і час працівники добираються на роботу — на таксі, їх привозить водій підприємства або хтось із цих працівників особистим авто. Працівник пише заяву тією датою, яка була в електронному листі. Кадровик реєструє заяву, роздруковує наказ, візує сам та у бухгалтера (якщо заведено), підписує наказ у керівника, реєструє, дає копію бухгалтеру.

Якщо це наказ про звільнення — внесіть запис до трудової книжки, особової картки П-2 та ознайомте працівника.

Отже, навіть якщо кадровик потрібен підприємству на час карантину, поєднайте неповний робочий час із дистанційною роботою. Наприклад, неповний робочий тиждень із неповним робочим днем: у вівторок вдома — 4 години, у п’ятницю в офісі — 4 години.

Ситуація

як працівнику подати заяву, якщо він не може зробити це особисто під час карантину

Запропонуйте працівнику надіслати заяву електронною поштою або надіслати фото за допомогою месенджера.

Увага

такий спосіб організації діловодних процесів прийнятний тільки за умови обмежень, запроваджених карантином.

Повідомте працівника — він має надати оригінал заяви щойно з’явиться можливість. Оцініть, чи доцільно надіслати її поштою негайно. Можливо, працівник не має змоги надіслати, а кадровик — отримати повідомлення.

♦ Якщо кадрова служба працює у звичному режимі:

роздрукуйте заяву, зробіть примітку про спосіб і дату отримання копії, щоби спростити у подальшому пошукову роботу;
видайте розпорядчий документ і ознайомте з ним працівника.

♦ Якщо кадрова служба працює дистанційно, і вдома відсутня можливість роздрукувати заяву — запровадьте будь-яку зручну форму для обліку документів, які отримали не в оригіналі. Це допоможе після стабілізації ситуації впорядкувати кадрові документи.

Ситуація

як ознайомити з наказом, якщо відділ кадрів чи працівник працює дистанційно під час карантину

Якщо підприємство перейшло на дистанційну роботу і ви готуєте накази вдома, працівник виконує роботу вдома або перебуває вдома під час простою, відпустки тощо — не зможете ознайомити працівників особисто з ними. Скористайтеся тимчасовим варіантом, щоби дотримати законодавства.

Норма. Кадровик обов’язково ознайомлює з розпорядчим документом із кадрових питань згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи і зазначають дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Тимчасовий захід. Щоб ознайомити працівника з наказом:

надішліть електронною поштою сканкопію наказу. Якщо вдома немає сканера, скористайтеся смартфоном — відскануйте наказ і надішліть. Дійте за інструкцією.
попросіть працівника підтвердити листом-відповіддю, що він отримав наказ і ознайомився з ним.

Коли станете до роботи в штатному режимі, лист від працівника роздрукуйте і долучіть до справи разом з оригіналом наказу. Щойно працівник приступить до роботи, отримайте підпис у відмітці про ознайомлення на оригіналі наказу. Дата ознайомлення — поточна.

Дистанційна робота

Якщо підприємство призупиняє роботу через обмежувальні заходи в регіоні, визначте працівників, що можуть працювати дистанційно. Приміром: працівники відділу кадрів, бухгалтерії, маркетингу, адміністрації чи відділів, які працюють з клієнтами.

Організуйте віддалену роботу через інтернет. За допомогою технологій VPN-з’єднання чи TeamViewer працівники матимуть змогу підключатися до робочих комп’ютерів і працювати з дому. Обговоріть це з керівництвом, залучіть технічних фахівців, системного адміністратора. Налаштувати віддалений доступ нескладно.

Підготуйте наказ про дистанційну роботу для тих працівників, що можуть працювати в такому режимі. Табелюйте як звичайну роботу. Оплата — як за звичайний робочий день.

Передбачте, як працівники контактуватимуть із колегами та безпосередніми керівниками. Варіанти: скайп-конференції, чати чи групи в Microsoft Teams, електронна пошта.

Продумайте, як керівники контролюватимуть завдання, що виконали підлеглі. За потреби пропишіть у наказі форми звітування для різних категорій працівників.

Запровадити дистанційну роботу на час обмежувальних заходів через коронавірус дозволив Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникнення і поширення коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 № 530-IX (далі — Закон про запобігання коронавірусу).

На період встановлення карантину або обмежувальних заходів, пов’язаних із поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19), роботодавець може доручити працівникові, зокрема держслужбовцю, службовцю ОМС, виконувати протягом певного періоду роботу, визначену трудовим договором, удома (пп. 1 п. 2 Прикінцевих положень Закону про запобігання коронавірусу).

Як організовувати дистанційну роботу, вирішуйте самостійно з огляду на кількість працівників і технічні можливості підприємства. Законодавство не скеровує, як це робити. Нормативно регламентована надомна праця (Положення про умови праці надомників, затверджене постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.09.1981 № 275/17-99). Однак, такий формат не підходить у форс-мажорних ситуаціях, наприклад, якщо підприємство призупиняє роботу через обмежувальні заходи для запобігання коронавірусу. Запровадити надомну роботу за один-два дні неможливо, адже для цього треба створити комісію, щоб обстежити житлово-побутові умови працівників. Коли Уряд рекомендує обмежити контакти, недоречно, щоби комісія ходила по квартирах працівників.

Підприємство має право запровадити дистанційну роботу. Така робота не погіршує трудових прав працівників, навпаки — дає змогу убезпечити людей у разі епідемічних загроз чи позаштатних ситуацій техногенного характеру.

В екстремальних ситуаціях запроваджуйте дистанційну роботу наказом. Коли підприємство повернеться до нормальної роботи, подбайте про майбутнє. Передбачте можливість дистанційної роботи в колдоговорі та ПВТР. У колдоговорі регулюють питання режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку, умови охорони праці (ст. 13 КЗпП). У ПВТР регулюють графіки роботи.

Ситуація

чи потрібна заява про дистанційну роботу під час карантину

Якщо дистанційну роботу запроваджує роботодавець — заяви працівників не потрібні. Переконайтеся, що працівники мають можливість працювати в такому режимі. Якщо про дистанційну роботу просить працівник — без заяви не обійтися.

♦ Роботодавець запроваджує дистанційну роботу

До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний визначити працівникові робоче місце (п. 3 ч. 1 ст. 29 КЗпП). З часом роботодавець може вирішити запровадити для нього дистанційну роботу, тобто змінити робоче місце, що формально означає переміщення працівника на інше робоче місце. Згода працівника на переміщення не потрібна (ч. 2 ст. 32 КЗпП).

Щоби запобігти поширенню короновірусної інфекції, роботодавець має змогу доручити працівникові, зокрема держслужбовцю, службовцю ОМС, виконувати протягом певного періоду роботу, визначену трудовим договором, удома — дистанційно (пп. 1 п. 2 Прикінцевих положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникнення і поширення коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 № 530-IX; далі — Закон № 530). Згоди працівника Закон № 530 не вимагає.

Увага

коли ситуація підпадає під дію Закону № 530, неможливо дотримати порядку, передбаченого Положенням про умови праці надомників, затвердженого постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.09.1981 № 275/17-99.

Працівники зобов’язані своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни (ст. 139 КЗпП). Однак, роботодавець повинен пересвідчитись, що працівник має можливість працювати вдома. Про це працівник може повідомити роботодавцю або керівнику підрозділу будь-яким способом: електронною поштою, через корпоративний сайт, вайбером чи іншим засобом комунікативного зв’язку.

Приклад

повідомлення

У зв’язку із запровадженням роботи вдома повідомляю, що маю можливість працювати дистанційно — маю персональний комп’ютер та доступ до інтернету.

♦ Працівник просить оформити роботу дистанційно

Якщо йдеться про запровадження дистанційної роботи з ініціативи працівника, попросіть його написати заяву.

Приклад

заяви

Прошу дозволити працювати дистанційно (удома) з 17.03.2020. Додатково повідомляю, що маю технічну можливість виконувати обов’язки вдома — маю персональний комп’ютер та доступ до інтернету.

Ситуація

чи може іноземець працювати дистанційно під час карантину

Може, якщо іноземець перебував легально на території України на момент укладення трудового договору і має технічні можливості для віддаленої роботи.

Роботодавці мають право застосовувати працю іноземців та осіб без громадянства на території України на підставі дозволу Центру зайнятості або у виняткових випадках без дозволу (ст. 42 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI).

На період встановлення карантину або обмежувальних заходів, пов’язаних із поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19) роботодавець може доручити працівникові виконувати протягом певного періоду роботу, визначену трудовим договором, удома (пп. 1 п. 2 Прикінцевих положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 № 530-IX; далі ― Закон № 530).

Якщо роботодавець уклав трудовий договір з іноземцем, який перебував на території України на законних підставах, а потім виникла ситуація, що підпадає під дію Закону № 530, іноземцю можна дозволити працювати вдома, зокрема за кордоном. Обов’язкові вимоги:

обов’язки можна виконувати вдома;
працівник має технічні можливості працювати вдома;
роботодавець має змогу контролювати виконану роботу.

Увага

повідомте іноземця, що не зможете йому оплатити листок непрацездатності, виданий за кордоном.

Обміняти листок непрацездатності, виданий за кордоном, а відтак і отримати допомогу по тимчасовій непрацездатності можуть тільки громадяни України у виняткових випадках (п. 1.12 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455).

Ситуація

як табелювати дистанційну роботу під час карантину через коронавірус

Типову форму табеля обліку робочого часу № П-5 затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489 (далі — форма П-5).

Форма П-5 містить перелік позначок, якими відображають основні показники щодо використання робочого часу. Години роботи, передбачені колдоговором, позначають позначкою «Р».

Якщо під час роботи дистанційно (вдома) працівник дотримується режиму роботи, встановленого ПВТР, роботу працівника табелюйте за загальним правилом — як звичайний робочий день у двох рядках:

у першому — кількість відпрацьованого часу згідно з ПВТР;
у другому — позначка «Р».

Увага

роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи (ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).

Тож визначте, як контролюватимете час роботи працівника дистанційно: телефоном, через скайп чи електронною поштою тощо.

Неповний робочий час

Роботодавець може змінювати режим роботи органів, закладів, підприємств, установ, організацій, зокрема щодо прийому та обслуговування фізичних та юридичних осіб. Інформацію про такі зміни він доводить до відома населення з використанням вебсайтів та інших комунікаційних засобів (пп. 2 п. 2 Прикінцевих положень Закону № 530).

У Законі № 530 йдеться про те, що підприємства, які надають послуги, можуть обмежувати години прийому клієнтів та відвідувачів або запроваджувати спілкування тільки телефоном чи поштою. Наприклад, державна служба зайнятості саме так вчинила. Також у кафе чи ресторані на час карантину можна організувати доставлення їжі клієнтам додому. Через це роботи в офіціантів не буде, а у кур’єрів — побільшає. Чи можна встановити неповний робочий час працівникам, у яких зменшиться обсяг роботи?

Встановлення або скасування неповного робочого часу — це зміна істотних умов праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Роботодавець має право змінити істотні умови праці тільки у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП), а про зміни письмово повідомити працівника щонайменше за два місяці.

Увага

під час карантину через коронавірус роботодавець не може чекати два місяці, адже потреба в неповному робочому часі може зникнути, а питання треба розв’язувати негайно.

Неповний робочий день або неповний робочий тиждень можна встановити, якщо є згода працівника. Працю оплачують пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку (ст. 56 КЗпП).

Працівник не завжди зацікавлений у встановленні неповного робочого часу. Причина — це впливає на розмір зарплати. Але це точно знизить ризик захворіти. Мотивуйте працівникам свої наміри й запропонуйте подати заяви про встановлення неповного робочого часу.

Приклад

встановлення неповного робочого часу, щоб зберегти здоров’я працівників

Працівники виходитимуть на роботу кілька годин на день або в різні дні. Так на роботі одночасно буде не більше десяти осіб.

Неповний робочий час можна встановити і працівникам, які працюють вдома, за їхніми заявами. У цьому можуть бути зацікавлені батьки, які доглядають дітей вдома під час карантину в школах та дитячих садочках.

Відпустка за згодою на час карантину

За звичних обставин працівнику можна надати відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами та з інших причин на строк, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем. Максимальна тривалість — 15 календарних днів (к. д.) на рік (ч. 1 ст. 26 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).

Оскільки Уряд встановив у державі карантин, із 17.03.2020 строк відпустки без збереження зарплати за згодою сторін на період карантину (далі — відпустка) може перевищувати 15 к. д. Парламент доповнив статтю 26 Закону про відпустки третьою частиною — відпустку можна надати на строк дії карантину. Якщо епідемічна ситуація в Україні не стабілізується й Уряд продовжить карантин, на підставі заяви працівника відпустку можна продовжити наказом.

Увага

працівник не втрачає права за згодою роботодавця додатково оформити ще 15 к. д. відпустки без збереження зарплати за сімейними обставинами та з інших причин упродовж поточного календарного року.

Роботодавець не має права примушувати працівника йти у відпустку на час карантину за власний рахунок, тому що її надають за згодою сторін. Тож роботодавець, як сторона трудових відносин, може ініціювати відпустку за статтею 26 Закону про відпустки. Утім, оформити її правомірно, тільки якщо згоден працівник.

Приклад

працівник може бути зацікавлений у відпустці

Підприємство організувало роботу працівників удома. Однак, працівник планує перебувати під час карантину та обмежувальних заходів разом із близькими в іншому місті й не має змоги працювати дистанційно. Вихід — надати відпустку без збереження зарплати на час карантину.

Якщо від надання працівникам неоплачуваних відпусток залежить виживання підприємства — поясніть їм мотивацію такої пропозиції. Наприклад, що після стабілізації ситуації це допоможе уникнути скорочень або встановлення неповного робочого часу.

Увага

незалежно від того, хто ініціює відпустку, згоду на неї чи прохання про неї працівник висловлює у заяві. На підставі заяви роботодавець видає наказ.

Не плутайте відпустку за згодою сторін на час загальнодержавного карантину (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки) із відпусткою працівникам із дітьми на час карантину (п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). Обидві — без збереження зарплати, роботодавець оформлює їх наказом. Проте є відмінності:

Відпустку за згодою сторін на час загальнодержавного карантину може оформити як працівник, який не має дітей, так і працівниця з дітьми віком до 14 років. Підстава — рішення Уряду про запровадження карантину в державі. Умова — згода роботодавця і працівника.

Відпустку працівникам із дітьми на час карантину в освітніх закладах можна надати на підставі рішення ОМС, управління освіти чи закладу освіти. Розпорядчого акта КМУ про карантин загальнодержавного рівня може не бути взагалі, якщо захворюваність локальна. Якщо працівниця має дитину віком до 14 років і просить про відпустку без збереження зарплати, відмовити їй неправомірно. Таку відпустку надайте спираючись на суб’єктивне право працівника.

Ситуація

чи можна за заявою працівника надати відпустку без збереження зарплати на час карантину на певні дні

Так, можна.

Відпустку без збереження зарплати за згодою сторін на час карантину (далі — відпустка) надають на строк, щодо якого домовилися працівник і роботодавець (ч. 1 ст. 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР). Тож за потреби можна оформити відпустку разово — до закінчення карантину, або на певні дати — по 1—2 дні. Якщо працівник наперед знає, коли саме йому потрібна відпустка, на кожну дату писати окрему заяву не потрібно. Працівник вказує у заяві всі дати відпустки. Оформіть відпустку одним наказом. Умова — період відпустки має бути в межах строку карантину, що визначив Уряд.

Приклад

надання відпустки на окремі дні

Працівник виконує роботу вдома. У певні дні не може працювати з особистих причин. Оформте відпустку на дні, про які просить працівник. Приміром, 20.03.2020, 25.03.2020 та 31.03.2020.

Ситуація

чи оштрафують роботодавця, який невчасно виплатить відпускні під час карантину

Ні, якщо роботодавець домовиться з працівником про інший строк виплати відпускних або доведе, що не міг дотримати вимог законодавства.

Зарплату за час відпустки (відпускні) виплачують працівнику не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Під час карантину працівнику треба терміново оформити відпустку. Тож можна скористатися нормами статті 7 Конвенції МОП «Про оплачувані відпустки» від 24.06.1970 № 132: «Суми за час відпустки виплачують до відпустки, якщо про інше не домовилися працівник і роботодавець».

Працівник може вказати у заяві про відпустку, щоби зарплату за час відпустки виплатили, наприклад, разом із зарплатою за другу половину березня 2020 року.

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 № 530-IX вніс зміни до статті 14-1 Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» від 02.12.1997 № 671/97-ВР. Карантин, що встановив КМУ, віднесли до форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили). Це надзвичайні та невідворотні обставини, що об’єктивно унеможливлюють виконувати зобов’язання, передбачені умовами договору (контракту, угоди тощо), та обов’язки згідно із законодавчими та іншими нормативними актами. Тож роботодавець не нестиме відповідальності за невчасну виплату відпускних, навіть якщо не виплатить їх вчасно і не погодить строк виплати із працівником. Умова — роботодавець має довести, що об’єктивно не міг дотримати вимог законодавства.

Ситуація

як оформити відпустку, якщо працівникам оголосили простій у зв’язку з карантином

Якщо під час простою, оголошеного через карантин, у працівника виникає право на щорічну відпустку за графіком, роботодавець зобов’язаний надати її.

Оплачувану відпустку можна надати й якщо працівник хоче отримати не 2/3 окладу за простій, а середній заробіток. Наприклад, можна оформити додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи, або чорнобильську оплачувану відпустку тощо.

Оформіть наказ про відпустку на підставі заяви працівника. Скасовувати простій не потрібно — не має підстав скасовувати його для одного працівника, якщо підстави для простою не зникли.

Простій

Працівникам, роботу яких дистанційно чи на робочому місці організувати неможливо, а правом на відпустку вони не скористалися — оголосіть простій.

Оплатіть простій із розрахунку не нижче двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду чи окладу (ч. 1 ст. 113 КЗпП).

Також роботодавець не погіршить права працівників, якщо оплатить простій у розмірі середнього заробітку (ч. 3 ст. 113 КЗпП). Ліпші умови оплати простою не порушують законодавство про працю.

Самоізоляція

Підступність COVID-19 у тому, що перші симптоми з’являються не одразу, а впродовж 14 днів після зараження. Людина небезпечна для інших ще до появи видимих ознак — підвищеної температури чи кашлю.

♦ Підстави для самоізоляції

На обов’язкову двотижневу самоізоляцію ідуть ті, хто повертається в Україну з-за кордону. Також самоізоляція обов’язкова, якщо є підстави вважати, що людина контактувала з хворим на COVID-19 чи особою, в якої підозрюють коронавірусну хворобу, але остаточний діагноз ще не підтвердили.

Ті, хто йде на обов’язкову добровільну самоізоляцію, підписують інформовану згоду на це.

Увага

порядок дій у разі самоізоляції та форму згоди затвердили спільною постановою МОЗ та Головний державний санітарний лікар України від 21.03.2020 № 2.

Згоду на самоізоляцію від тих, хто перетнув кордон, отримує Державна прикордонна служба. Прикордонники передають згоду головному державному санітарному лікарю — області чи Києва залежно від того, де мешкає особа. Відтак особа перебуває під медико-санітарним спостереженням за місцем самоізоляції два тижні. Головний санітарний лікар області чи Києва особисто це контролює, а за потреби залучає поліцію.

♦ Організація роботи або оплата листка непрацездатності працівнику, який перебуває на самоізоляції під медико-санітарним спостереженням

Варіант 1. Якщо працівник почувається добре і може працювати вдома, запровадьте дистанційну роботу. Табелюйте й оплачуйте її як звичайні робочі дні.

Варіант 2. Запровадити дистанційну роботу неможливо — повідомте працівника, що він може отримати листок непрацездатності (ЛН) у зв’язку із самоізоляцією під медико-санітарним спостереженням. Працівник отримає допомогу по тимчасовій непрацездатності — 50% середньої зарплати (доходу) незалежно від страхового стажу.

Допоки працівник не надав ЛН, табелюйте кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин). Коли отримаєте закритий ЛН, зробіть скоригований табель.

Увага

якщо працівник працював дистанційно, надавати лікарняний на підприємство йому не потрібно. За дистанційну роботу він отримає зарплату. Це ліпше, ніж 50% заробітку за лікарняним.

♦ Самоізоляція з ініціативи працівника чи роботодавця без медико-санітарного спостереження

Припустімо, працівник контактував з особою, що повернулася з-за кордону. Симптомів захворювання немає, медико-санітарне спостереження не встановлено, але працівник і роботодавець воліють перестрахуватися. Працівник добровільно самоізолюється на 14 днів. Є три способи розв’язати ситуацію.

Спосіб 1. Запровадити дистанційну роботу

Організуйте роботу вдома — домовтеся з працівником про таку форму співпраці на «контрольні» 14 днів.

Якщо працівник не може виконувати роботу, передбачену трудовим договором, удома, розгляньте інші варіанти.

Спосіб 2. Оформити відпустку

Запропонуйте працівникові оформити частину щорічної відпустки або відпустку без збереження зарплати за згодою сторін на час карантину. Працівник може подати заяву дистанційно. Кадровик дистанційно ознайомить із наказом.

Спосіб 3. Визнати поважними причини відсутності

Спосіб прийнятний, якщо працівник використав усі щорічні відпустки, а можливості передати заяву про відпустку за власний рахунок немає.

Табелюйте дні відсутності кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин). Коли працівник стане до роботи, запропонуйте написати пояснювальну записку і прийміть рішення щодо подальшої роботи.

Ситуація

як компенсуватимуть зарплату працівникам, які самоізолювались як потенційні носії вірусу

Працівникам, які самоізолювалися через контакт із носієм короновірусу або після повернення з-за кордону під медико-санітарним спостереженням, виплачуватимуть допомогу по тимчасовій непрацездатності (далі — допомога). Розмір допомоги — 50% середньої зарплати (доходу) незалежно від страхового стажу.

Перелік страхових випадків, коли застрахованій особі надають допомогу, доповнено новим страховим випадком — на період перебування у закладах охорони здоров’я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію та ліквідацію її спалахів та епідемій (п. 5-1 ч. 1 ст. 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XI; далі — Закон № 1105).

Допомогу виплачує ФСС, починаючи з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією (МСЕК) інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності) незалежно від звільнення, припинення підприємницької або іншої діяльності застрахованої особи в період втрати працездатності (ч. 2 ст. 22 Закону № 1105).

Підстава для призначення допомоги:

виданий у встановленому порядку листок непрацездатності (ЛН) — для особи, що працює за основним місцем роботи;
копія ЛН, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи, якщо особа працює за сумісництвом, за трудовим договором (контрактом) чи одночасно здійснює підприємницьку чи іншу діяльність.

Підстава — частина 1 статті 31 Закону № 1105.

Отже, працівнику, який перебуває на самоізоляції, лікар оформить ЛН із відміткою про самоізоляцію.

Увага

як та на який строк видавати ЛН регламентує Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455 (далі ― Інструкція № 455).

Як заповнювати ― Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція № 532).

Інструкція № 455 наразі передбачає видання ЛН під час карантину (розд. 5 Інструкції № 455). Але в цьому випадку інфекціоніст або лікуючий лікар видає ЛН згідно з висновком лікаря-епідеміолога територіальної СЕС. Наразі СЕС ліквідовано.

Інструкція № 532 визначає: «у разі медичного нагляду за особами, які були в контакті з хворими на інфекційні захворювання, та бактеріоносіями в графі «Причина непрацездатності:» підкреслюється «контакт з хворими на інфекційні захворювання та бактеріоносійство — 6», у графі «Режим:» — «домашній» (п. 7 Інструкції № 532).

Тож, можливо, відмітку про самоізоляцію лікар ставитиме у графі «Режим:».

Увага

кМУ має невідкладно забезпечити приведення міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів відповідно до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо підтримки платників податків на період здійснення заходів, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 № 530-IX (далі — Закон № 530).

Це передбачено пунктом 5 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 530.

Оплата періоду самоізоляції працівника не відрізняється від загального порядку оплати ЛН.

Ситуація

як табелювати самоізоляцію працівника на час карантину

Якщо працівник повідомив керівника, що не ходитиме на роботу, бо боїться захворіти на COVID-19, табелюйте дні відсутності кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин). Якщо він не хворів і вийшов через кілька днів на роботу, запропонуйте написати пояснювальну записку.

♦ Якщо роботодавець визнає причину відсутності поважною, підготуйте наказ, у якому вкажіть:

причина відсутності — поважна;
відсутність — неоплачувана;
відсутність табелювати позначкою — інші причини неявок (код «І»).

♦ Якщо роботодавець визнає причину відсутності неповажною, вкажіть у наказі:

визнати дні відсутності прогулом;
не оплачувати;
у табелі обліку використання робочого часу — позначити кодом «ПР».

♦ Якщо працівник просто не ходитиме на роботу — не найкращий варіант ані для керівника, ані для працівника. Працівник за дні відсутності не отримає зарплату. Цей період не увійде до стажу для щорічної відпустки. Та й робота стане.

Тож поясніть працівникові, що для нього ліпше оформити частину щорічної відпустки або відпустку без збереження зарплати. Інший варіант — оформити роботу вдома, якщо є можливість. Підставою для роботи вдома буде наказ.

Профілактика

Не поспішайте зараховувати працівника до хворих на коронавірус, якщо помітили, що він чхає чи кашляє. Це може бути грип чи ОРВІ. Ліпше вдайтеся до превентивних дій, щоби потім не опинитися на лікарняному ліжку або не ламати голову, як замінити відсутніх працівників і забезпечити звичну роботу підприємства.

Спеціальних ліків від коронавірусу не існує, а їх реклама в мережі — фейк. Генеральний директор Всесвітньої організації охорони здоров’я (ВООЗ) на щоденному брифінгу 28.02.2020 наголосив, що фахівці усього світу працюють над створенням понад 20 вакцин, кілька терапевтичних засобів проходять клінічні випробування. Керманич ВООЗ наполягає: «Не потрібно чекати вакцин та ліків. Є речі, які кожен може зробити, щоби захистити себе та інших вже сьогодні».

Тож експерти Системи адаптували для українських підприємств рекомендації ВООЗ. Вони прості, але дієві.

Порада

работодавцям

Дотримуйтесь заходів безпеки на підприємстві. Так, навчитеся не тільки протистояти поширенню коронавірусу, а й значно знизите рівень захворюваності працівників на респіраторні хвороби. Це актуально навесні, коли імунна система ослаблена.

Вірус поширюється, коли інфікований кашляє або чхає. Мікрочасточки зараженої рідини потрапляють на поверхні та предмети: робочі столи, телефони, папери тощо. Працівник торкається предметів, а потім — своїх очей, рота чи носа. Інфекція поширюється й при безпосередньому контакті з хворим.

♦ Як запобігти поширенню вірусу

ВООЗ рекомендує прості способи запобігти поширенню вірусу, що одночасно стане профілактикою застуди, грипу та кишкових інфекцій.

Регулярно протирайте дезінфікуючим спиртовмісним засобом робочі поверхні та предмети: поверхні столів, дверні ручки, телефони та клавіатури. Це мають робити не тільки прибиральники, а й працівники на робочих місцях. Вірус може зберігати життєздатність на поверхнях від трьох годин до декількох днів. Це залежить від типу поверхні, температури чи вологості тощо.
Забезпечте санітарні кімнати та місця приймання їжі дезінфікуючими спиртовмісними засобами або милом для очищення рук. Слідкуйте за вчасною заміною засобів, які скінчилися. Вірус потрапляє на слизові оболонки носа, очей через руки після контакту з предметами чи продуктами харчування, забрудненими виділеннями з дихальним шляхів хворого чи інфікованого.
Придбайте медичні маски. Вони знадобляться працівнику, якому стало зле на роботі, поки він збиратиметься і добиратиметься додому.
Доручіть керівникам підрозділів проінструктувати працівників, що вони мають залишитися вдома за ознак недуги, навіть невисокої температури та легкого кашлю. Трудоголіки можуть працювати вдома. Цей захід убезпечить інших працівників.
Не направляйте працівників у відрядження до країн, у яких зафіксовані випадки коронавірусу. Так радять і українські МЗС та МОЗ.
Інформуйте працівників про шляхи поширення інфекції та засоби протидії цьому. Розмістіть інформацію у загальнодоступних місцях — на дошках оголошень чи корпоративному сайті.

♦ Як знизити ризик інфікування

♦ Якщо відчули симптоми захворювання

Найбільш поширені симптоми — температура, втома, сухий кашель, біль у м’язах та суглобах. Інколи хворобу супроводжують закладеність носа, нежить, фарингіт чи діарея. Як правило, симптоми розвиваються поступово, хвороба протікає легко, інколи навіть непомітно для хворого, і не потребує специфічного лікування. Приблизно в одному з шести випадків виникає складна симптоматика, що супроводжується дихальною недостатністю. 20% від усіх випадків захворювань є тяжкими і лише близько 3% потребують реанімаційних заходів. За найменших ознак недуги звертайтеся до лікаря, цінуйте здоров’я своє та людей довкола.

Алгоритм дій, якщо на роботу прийшов хворий

Допоки лікар не встановив діагнозу, доти немає підстав навіть припускати, що працівник хворий на коронавірус. Переконливі симптоми — це не діагноз. Однак, у межах профілактичної кампанії на підприємстві має беззаперечно діяти правило: відчув ознаки хвороби — на роботу не виходь. Псевдовідданість справі коштуватиме здоров’я не тільки хворому працівнику, а й його колегам.

Якщо працівник усе-таки прийшов на роботу або відчув недугу вже на робочому місці — дійте як за ознак грипу чи ОРВІ. Оформіть документи і відправте працівника додому і до лікаря.

Ситуація

чи одразу лікар діагностує коронавірус у працівника

Ні, під час первинного огляду діагноз поставити неможливо. Для цього проводять лабораторну діагностику.

Якщо працівник щойно повернувся з-за кордону, ймовірно роботодавець уже застосував превентивні заходи і не допустив його до роботи. Якщо працівник не подорожував, скоріше за все, хвилюватися нема про що.

Діагностику проводять тільки у випадках, що визначені критеріями Всесвітньої організації здоров’я (ВООЗ) як підозрілі. Тестує вірусологічна референс-лабораторія Центру громадського здоров’я України. Україна придбала тест-систему для виявлення COVID-19 у німецького виробника, сертифікованого ВООЗ. Тест триває орієнтовно 5—6 годин.

Увага

купити тест-систему для самостійної діагностики неможливо.

Як організувати роботу працівників, що повернулися з-за кордону

Ситуація

як організувати роботу працівників, які повернулися з відрядження з Італії, щоб убезпечитися від коронавірусу

В Україні відсутні нормативно-правові акти, які встановлюють карантин або спеціальні умови в’їзду в Україну для працівників, які повернулися з відрядження з країни, де є випадки цієї хвороби. Виняток — особи, які перебували у провінції Хубей Китайської Народної Республіки, яких при в’їзді ізолюють на 14 днів у закладах охорони здоров’я, визначених МОЗ (розпорядження КМУ від 03.02.2020 № 93-р).

Держпраці наразі проводить інформаційну кампанію та роз’яснює, як діяти роботодавцю. Але рекомендації стосуються випадків, коли працівник прийшов на роботу з симптомами вірусного захворювання.

Бажання роботодавця убезпечити інших працівників — схвальне. Розгляньмо на прикладі, як розв’язати ситуацію.

Працівники повернулися із відрядження в Мілан (Італія), де зафіксовано спалах коронавірусу. Вони не мають симптомів захворювання, але роботодавець хоче перестрахуватись — інкубаційний період 14 днів, і він не сплинув. Працівники не бажають йти у щорічну або неоплачувану відпустку. Як вчинити?

З огляду на можливості підприємства і трудові функції працівника, організуйте надомну роботу, віддалений доступ до необхідних інформаційних ресурсів. Так працівник не втратить заробітку, а підприємство платитиме зарплату за те, що працівник дійсно працює.

Якщо організувати надомну роботу неможливо — оголосіть працівникам простій. Підстава — виникла ситуація, небезпечна для життя і здоров’я людей, які оточують працівників (інших працівників, клієнтів чи партнерів). Оголосіть простій наказом. Оскільки простій не з вини працівника і спричинений небезпекою для життя і здоров’я людей довкола, у наказі доручіть бухгалтеру зберігати за працівниками середній заробіток (ч. 3 ст. 113 КЗпП).

Ситуація

як ознайомити з наказом про простій працівників, яких плануєте не допустити до роботи після повернення з-за кордону

Кадровик не зможе ознайомити працівників з оригіналом наказу до початку простою, оскільки роботодавець не допускає їх до роботи, щоби захистити інших. Проте є варіант, який дає змогу дотримати законодавства.

Працівник кадрової служби обов’язково ознайомлює з розпорядчим документом із кадрових питань згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи і зазначають дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Щоб ознайомити працівників:

відправте на електронну пошту сканкопію наказу;
завважте, що просите підтвердити отримання наказу й ознайомлення з ним листом-відповіддю.

Лист від працівника роздрукуйте і долучіть до справи разом з оригіналом наказу. Коли працівник вийде на роботу, отримайте підпис у відмітці про ознайомлення на оригіналі наказу. Працівник проставить у відмітці про ознайомлення поточну дату.

Ситуація

як табелювати працівника, який відпочивав за кордоном і захворів на коронавірус або потрапив на карантин в іншій країні

Якщо працівник відпочиває за кордоном, це означає — він оформив щорічну відпустку або відпустку без збереження зарплати. Тому навіть якщо працівник повідомив роботодавця, що захворів, у табелі обліку використання робочого часу до закінчення відпустки позначайте кодом:

щорічну основну відпустку — «В»;
щорічну додаткову відпустку — «Д»;
відпустку без збереження зарплати за угодою сторін (ст. 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР) — «НА»;
відпустку без збереження зарплати, що обов’язково надають за бажанням працівника — «ДБ».

Якщо відпустка закінчилася, а працівник не приступив до роботи, неявки табелюйте кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин), допоки він не принесе документи, що підтверджують поважну причину відсутності на роботі. Коли працівник подасть роботодавцю документ або напише пояснювальну записку, зробіть коригуючий табель на працівника за період відсутності.

Ситуація

чи оплачувати лікарняний, якщо працівник під час відпустки за кордоном захворів на коронавірус

Підприємство оплатить лікарняний, якщо працівник захворів під час щорічної відпустки та обміняв закордонний документ про тимчасову непрацездатність на листок непрацездатності українського зразка.

Причини, з яких документи, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян України, коли вони тимчасово перебували за межами держави, обмінюють на листок непрацездатності українського зразка:

а) гостре захворювання і травма;

б) загострення хронічних захворювань;

в) вагітність та пологи;

г) оперативне втручання при невідкладних станах;

ґ) лікування згідно з рішенням комісії МОЗ України з питань направлення на лікування за кордон.

Для цього працівник має оформити переклад іноземного документа про непрацездатність українською мовою та нотаріально засвідчити документи, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за межами України. На підставі цих документів лікарсько-консультаційна комісія лікувально-профілактичного закладу за місцем проживання чи роботи працівника оформить український лікарняний. Це передбачено пунктом 1.12 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455.

На підставі заяви працівника та листка непрацездатності роботодавець має продовжити, а перенести частину щорічної відпустки, що збіглася з тимчасовою непрацездатністю (п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Публікація Системи «Expertus: Головбух»
https://1gl-vip.expertus.ua